La facturación électronique sous le feu des normes de sécurité

La Agencia Tributaria (AEAT) a mis en garde les travailleurs indépendants et les petites entreprises sur les risques d'utiliser encore Excel ou Word pour émettre des factures, en prévision de l'arrivée du système de vérification des factures (VeriFactu).

Le système verifactu : une garantie de sécurité et de traçabilité

VeriFactu est un système développé par l'AEAT qui fait partie des mesures contre la fraude fiscale mises en place ces dernières années. Son objectif principal est de garantir que les factures émises par les entreprises et les travailleurs indépendants soient intégrales, traçables et non modifiables.

Conformément à ce système, les logiciels de facturation doivent répondre à un certain nombre de critères techniques pour enregistrer chaque facture de manière sécurisée et conserver un historique vérifiable. De plus, ces logiciels pourraient même envoyer automatiquement les registres de facturation aux serveurs de l'AEAT ou les stocker de manière sécurisée pour une vérification ultérieure.

C'est notamment le cas pour les entreprises et les travailleurs indépendants qui utilisent des logiciels informatiques pour émettre des factures. La norme exige que ces programmes garantissent l'inaltérabilité du registre, la traçabilité, la conservation sécurisée des données et la possibilité de vérifier les factures émises. De plus, ils doivent intégrer des éléments supplémentaires, tels que les codes QR ou les identificateurs numériques qui permettent de vérifier l'authenticité d'une facture.

Mais pourquoi Excel et Word suscitent-ils des inquiétudes avec VeriFactu?

Excel et Word ont été, pendant des années, les programmes utilisés par de nombreux travailleurs indépendants pour émettre des factures. Le problème survient lorsque ces outils sont utilisés comme des systèmes informatiques de facturation, c'est-à-dire lorsqu'ils génèrent des calculs automatiques ou enregistrent des données de manière structurée.

Conformément à certains spécialistes fiscaux, ces documents pourraient rester dans le périmètre du règlement si on les utilise pour traiter ou automatiser des informations comptables, ce qui ne répond pas aux exigences techniques imposées par VeriFactu.

Par exemple, une feuille d'Excel qui calcule automatiquement la TVA ou génère des listes de factures pourrait être considérée comme un système de facturation informatique. Et ça signifie que, si on l'utilise, on doit le laisser et utiliser un logiciel adapté à la norme à la place.

Il est cependant possible de continuer à utiliser Excel ou Word dans certaines circonstances spécifiques. Par exemple, si vous utilisez une plantille de Word ou d'Excel uniquement comme document manuel, en introduisant tous les données sans formules ni automatismes, le système sera considéré comme équivalent à une facture écrite à la main. Dans ce cas, le document ne fonctionnera pas comme un système de facturation informatique et ne sera pas dans le périmètre d'application du règlement.

Néanmoins, les experts recommandent de ne pas s'en fier et de considérer d'autres alternatives, telles que les systèmes VeriFactu, qui seront la norme lorsque cela entrera en vigueur.

Quand entrera-t-il en vigueur?

Actuellement, la mise en vigueur du système VeriFactu est prévue pour le 1er janvier 2027 pour les sociétés et les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu. Pour le reste des entreprises et des travailleurs indépendants, c'est pour le 1er juillet 2027. Cependant, tant que ces dates ne sont pas proches, il est impossible de savoir avec certitude si cela entrera vraiment en vigueur, en particulier car il a été retardé (il était prévu à l'origine pour 2026). Il est toutefois possible de commencer à l'utiliser de manière volontaire pour s'adapter à la norme qui entrera en vigueur et que le changement soit plus simple à mettre en place une fois qu'il sera opérationnel. En effet, il y a déjà plusieurs logiciels de facturation qui pourraient être utilisés et qui respecteraient la législation.